📂 Peringkat Pengelolaan Arsip: Lebih dari Sekadar Nilai Administratif
Di tengah derasnya tuntutan reformasi birokrasi, satu aspek sering terlewatkan dalam narasi besar kepemimpinan di OPD (Organisasi Perangkat Daerah): nilai peringkat pengelolaan arsip. Sekilas tampak teknis dan administratif, namun di balik angka dan kategori itu tersimpan cerminan kepemimpinan, transparansi, dan komitmen terhadap akuntabilitas publik.
 |
Ilustrasi. Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.
Semoga Disdik Jabar di bawah kepemimpinan Bapak Dr. H. Purwanto, M.Pd. jadi Istimewa!!! Aamiin YRA.
Karakter dan seluruh objek pada gambar ini dibuat oleh ide kreatif dan imajinatif YSS dengan bantuan Microsoft AI Technology
menggunakan command prompt untuk Copilot. Hak Cipta © YSS.LLC | Copilot-assisted creation. |
🚦 Mengapa Peringkat Itu Penting bagi Pimpinan OPD?
- Cermin Integritas Institusi
Nilai bukan hanya soal “rapor teknis,” tapi mencerminkan apakah OPD mampu menjaga jejak keputusan, bukti akuntabilitas, dan warisan kebijakan yang dapat ditelusuri dengan jelas.
- Indikator Kepemimpinan Visioner
Pimpinan yang memperjuangkan pengelolaan arsip bukan sekadar menjaga file, melainkan merawat narasi pelayanan publik yang berkelanjutan dan historis. Arsip adalah memori kebijakan—dan peringkat menunjukkan seberapa serius memori itu dikelola.
- Meningkatkan Kepercayaan Eksternal
Peringkat tinggi menunjukkan komitmen terhadap keterbukaan dan transparansi. Ini memperkuat posisi OPD dalam kolaborasi lintas instansi, audit, hingga relasi dengan masyarakat sipil.
- Pengingat Akan Tanggung Jawab Jangka Panjang
Pemimpin OPD mungkin berganti, tapi arsip tetap menjadi penyangga keberlanjutan. Nilai peringkat menjadi pengingat bahwa kebijakan hari ini harus tetap dapat dipertanggungjawabkan esok hari.
📌 Narasi yang Perlu Dibangun
Alih-alih menjadikan peringkat sebagai beban atau formalitas audit, pimpinan OPD perlu memaknainya sebagai katalis perubahan budaya birokrasi. Arsip adalah etika dalam bentuk dokumen. Peringkat adalah refleksi keberanian untuk tertata, terbuka, dan berani belajar dari masa lalu.
 |
Ilustrasi. Kasubbag Tata Usaha Sekretariat Disdik Jabar, Suharyono Adhi Saswinto, S.E. tengah memberikan petunjuk
di Ruang Pengelolaan Arsip Dinamis Unit Kearsipan-II Disdik Jabar.
Karakter dan seluruh objek pada gambar ini dibuat oleh ide kreatif dan imajinatif YSS dengan bantuan Microsoft AI Technology
menggunakan command prompt untuk Copilot. Hak Cipta © YSS.LLC | Copilot-assisted creation. |
🏛️ Unit Kearsipan: Pondasi Memori Bangsa yang Perlu Dibela
Di balik setiap peringkat pengelolaan arsip, ada sebuah entitas yang sering luput dari sorotan: Unit Kearsipan. Ia bukan sekadar ruang kerja administratif, melainkan fondasi yang menjaga memori, akuntabilitas, dan legitimasi sejarah kebijakan daerah.
🔰 Dorongan Pimpinan OPD: Dari Instruksi Teknis ke Komitmen Filosofis
Pimpinan OPD yang visioner tidak cukup hanya mendorong pencapaian nilai peringkat—ia harus menjadi pembela Unit Kearsipan sebagai institusi strategis. Dorongan yang perlu dilakukan antara lain:
- Memberikan legitimasi struktural dan dukungan anggaran yang memadai
Tanpa pengakuan formal dan sumber daya yang layak, Unit Kearsipan hanya menjadi pelengkap birokrasi. Pimpinan OPD perlu menjadikannya prioritas dalam perencanaan tahunan.
- Menempatkan arsiparis sebagai mitra strategis kebijakan
Arsiparis bukan hanya pengelola dokumen, tapi penjaga narasi publik. Dengan melibatkan mereka dalam evaluasi dan refleksi kebijakan, memori kelembagaan menjadi lebih hidup dan kontekstual.
- Mendorong budaya dokumentasi dan ketertelusuran internal
Kepemimpinan yang menanamkan kebiasaan mendokumentasi proses dan keputusan akan melahirkan institusi yang berani dipertanggungjawabkan.
- Membela nilai-nilai sejarah lokal dan warisan daerah melalui arsip
Arsip tidak hanya menyimpan nota dinas, tapi juga cerita, kebijakan unik, dan wajah sejarah birokrasi daerah. Unit Kearsipan menjadi penopang narasi bangsa dari akar lokal.
🪶 Menjaga Narasi Kelembagaan Bukan Sekadar Formalitas
Ketika pimpinan OPD mendorong keberadaan dan kualitas Unit Kearsipan, ia sesungguhnya sedang menanamkan nilai keberlanjutan. Arsip menjadi penanda jejak intelektual dan etika birokrasi. Lebih dari itu, arsip menciptakan ruang refleksi: mengingatkan bahwa setiap keputusan hari ini adalah bagian dari sejarah bangsa esok hari.
.jpeg) |
Ilustrasi. Analis Sumber Daya Manusia Aparatur Ahli Madya, Dra. Sri Muhtiawati, M.Si. tengah memberikan masukan
terkait Pengelolaan Arsip Dinamis pada para Arsiparis Ahli Muda di Unit Kearsipan-II Disdik Jabar.
Karakter dan seluruh objek pada gambar ini dibuat oleh ide kreatif dan imajinatif YSS dengan bantuan Microsoft AI Technology
menggunakan command prompt untuk Copilot. Hak Cipta © YSS.LLC | Copilot-assisted creation. |
🧭 Fasilitas dan SDM: Pilar Nyata yang Menghidupkan Unit Kearsipan
Instruksi dan regulasi tidak akan bermakna tanpa eksekusi yang berpihak. Pimpinan OPD yang benar-benar peduli pada eksistensi Unit Kearsipan harus berani menjawab pertanyaan mendasar: Sudahkah arsiparis diberi alat untuk menjaga memori bangsa?
⚙️ Lebih dari Sekadar Perintah: Butuh Investasi Nyata
Dorongan terhadap Unit Kearsipan perlu diwujudkan dalam bentuk:
- SDM Arsiparis yang Kompeten dan Berdaya
Rekrutmen, pelatihan berkelanjutan, dan penempatan SDM arsiparis yang memahami standar pengelolaan arsip modern adalah investasi jangka panjang. Tanpa itu, Unit Kearsipan akan berjalan secara simbolik.
- Peralatan Penunjang yang Memadai
Seperti laptop dengan spesifikasi sesuai kebutuhan kerja arsip, scanner berkualitas tinggi, hingga AOI (Automated Optical Inspection) untuk digitalisasi arsip bernilai sejarah. Teknologi bukan pelengkap, tapi sahabat kerja arsiparis.
- Ruang Record Center yang Ideal dan Aman
Arsip statis membutuhkan ruang penyimpanan yang sesuai standar: sejuk, bersirkulasi baik, anti-lembap, dan dirancang untuk pemeliharaan jangka panjang. Bukan sekadar gudang sisa!
- Anggaran dan Kebijakan yang Progresif
Pimpinan perlu mengintegrasikan kebutuhan Unit Kearsipan ke dalam prioritas anggaran dan menyusun kebijakan internal yang mendukung tata kelola arsip berbasis risiko dan nilai informasi.
📚 Arsip Bukan Beban, Tapi Bukti Kepemimpinan yang Visioner
Saat Unit Kearsipan diberikan fasilitas dan SDM yang tepat, mereka tidak hanya menyimpan dokumen—mereka menjadi penjaga nalar kelembagaan. Mereka memastikan keputusan bisa ditinjau, jejak sejarah bisa dipelajari, dan kepemimpinan bisa dikenang dengan wibawa.
 |
Ilustrasi. Tim Unit Kearsipan-II tengah memberikan Bimbingan dan Konsultasi Pengelolaan Arsip Dinamis
kepada Unit Pengolah Arsip di Setiap Cabang Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.
Karakter dan seluruh objek pada gambar ini dibuat oleh ide kreatif dan imajinatif YSS dengan bantuan Microsoft AI Technology
menggunakan command prompt untuk Copilot. Hak Cipta © YSS.LLC | Copilot-assisted creation. |
🚗 Analogi Mobil dan Baut: Menempatkan Unit Kearsipan dalam Rangka Strategis OPD
Sudah menjadi hal yang lumrah bahwa pimpinan OPD, khususnya di sektor strategis seperti Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat, memiliki berbagai program prioritas yang harus segera dilaksanakan. Kebutuhan masyarakat, tekanan capaian indikator kinerja, dan dinamika lapangan sering membuat aspek administratif seperti pengelolaan arsip terpinggirkan.
Namun perlu diingat, jika OPD diibaratkan sebagai sebuah mobil, maka Unit Kearsipan adalah baut roda-nya.
🔩 Tanpa Baut, Roda Tak Akan Berfungsi Sempurna
- Sebagus apapun desain dan kecepatan mesin OPD, tanpa pengikat yang stabil seperti Unit Kearsipan, roda organisasi akan goyah. Keputusan-keputusan bisa tercecer, jejak administrasi mengabur, dan akuntabilitas institusi menjadi rapuh.
- Baut mungkin kecil, tak selalu terlihat dari luar, tapi ia menentukan apakah sebuah kendaraan bisa berjalan jauh dengan aman. Begitu pula Unit Kearsipan—ia memastikan kontinuitas, rekam jejak, dan keselamatan informasi publik tetap terjaga.
🛠️ Prioritas Program Tak Boleh Mengabaikan Fondasi
Pimpinan OPD perlu memiliki cara pandang holistik: bahwa keberhasilan program pendidikan, inovasi digital, maupun reformasi tata kelola tidak bisa dilepaskan dari dukungan struktural Unit Kearsipan yang kuat. Menjadikan arsip sebagai mitra dalam setiap inovasi adalah bukti bahwa OPD siap tumbuh secara berkelanjutan.
 |
Ilustrasi. Koordinator Unit Kearsipan-II, Dede Supriyadi, S.Pd., M.M.
tengah memberikan arahan cara mengelola arsip dinamis kepada Siswa-siswi PKL.
Karakter dan seluruh objek pada gambar ini dibuat oleh ide kreatif dan imajinatif YSS dengan bantuan Microsoft AI Technology
menggunakan command prompt untuk Copilot. Hak Cipta © YSS.LLC | Copilot-assisted creation. |
📘 Penutup: Jejak yang Kami Jaga, Cinta yang Kami Harap
Nilai pengelolaan arsip yang diberikan oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) bukan sekadar angka administratif. Ia adalah cerminan kepemimpinan, indikator keberhasilan, dan acuan strategis bagi setiap pimpinan OPD dalam menjaga dan melestarikan memori kelembagaan sebagai bagian dari memori bangsa.
Di balik pencapaian nilai tersebut, terdapat kerja keras dan ketulusan dari para penjaga waktu institusi. Saya, Yossy Setiawan Sobandi, S.Sos., sebagai penulis artikel ini, visual ilustrator, sekaligus Arsiparis Ahli Muda berlabel “Penyetaraan”, mencurahkan segenap ilmu, pengalaman, dan semangat demi kemajuan Unit Kearsipan-II Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat, tempat saya bernaung bersama lima orang rekan Arsiparis Ahli Muda “Penyetaraan” lainnya, yaitu:
- Wahyu Trisula, S.IP., M.M.
- H. Dudi Herdiana, S.Pd.I., M.Pd.I.
- Moch. Ridwan Sunarya, S.Sos.
- Akhmad Firdaus, S.E.
- Ahmad Zarnuji, S.Sos.
Kami bekerja di bawah komando Koordinator Arsiparis, Bapak Dede Supriyadi, S.Pd., M.M., sosok pemimpin yang membimbing kami dengan keteladanan, semangat, dan visi yang inspiratif.
Serta tak lupa para Arsiparis Ahli Muda “Penyetaraan” yang masih berjuang di masing-masing satuan pendidikan di berbagai penjuru Jawa Barat—mereka yang turut melangkah di jalan panjang Arsip, memperjuangkan eksistensi, kompetensi, dan integritas profesi agar benar-benar diakui sebagai Arsiparis Ahli Muda yang sah secara fungsional dan kelembagaan, bukan lagi sekadar “penyetaraan” yang tersimpan dalam catatan.
Di antara mereka, saya secara pribadi ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Hanhan Sohibul Burhani, S.E., seorang sahabat dan kakak yang telah bersama-sama menapaki perjuangan panjang ini. Dalam langkah sunyi yang penuh tantangan, beliau telah menunjukkan keteguhan, dedikasi, dan semangat kolaboratif yang menjadi penguat bagi banyak Arsiparis. Kehadiran dan semangat beliau menjadi penyala harapan bahwa pengakuan profesi akan benar-benar terwujud secara adil dan bermartabat.
Dan di tengah perjuangan ini, hadir sosok sahabat sekaligus kakak yang menjadi penguat langkah kami: Bapak Andre Achmad Prakasa, S.H., M.M., yang dengan integritas, empati, dan keberanian, terus memperjuangkan agar label “Penyetaraan” tidak lagi menjadi pembatas, melainkan jembatan menuju pengakuan fungsional yang utuh dan bermartabat bagi para Arsiparis Ahli Muda di Jawa Barat. Dukungan beliau adalah nafas panjang dalam langkah sunyi yang kami tempuh bersama.
Tak mungkin pula kami melangkah sejauh ini tanpa kehadiran seorang tokoh pembimbing yang telah menjadi cahaya dan sandaran motivasi. Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada Ibu Dra. Hj. Sri Muhtiawati, M.Si., selaku Pengampu Arsiparis pada Unit Kearsipan-II Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat, yang dengan ketulusan dan kesabaran, telah memberikan teladan, bimbingan, bantuan moril, serta dukungan penuh terhadap kegiatan kearsipan. Beliau adalah inspirasi dalam senyap—penjaga semangat dan nilai profesi arsiparis yang sesungguhnya.
Kami berupaya semaksimal mungkin agar pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat dapat berjalan sesuai target yang direncanakan di tahun ini dan tahun-tahun mendatang. Karena kami percaya, arsip yang tertata adalah warisan untuk generasi selanjutnya—dan pimpinan yang peduli arsip adalah mereka yang merawat jejak dengan cinta dan tanggung jawab.
Apabila ada kata-kata atau kalimat di artikel ini yang kurang berkenan atau menyinggung perasaan pembaca, saya dengan tulus memohon maaf. Tulisan ini tidak lahir dari niat menjatuhkan kredibilitas pimpinan OPD, melainkan dari harapan agar OPD kita menjadi rumah yang dicintai para pegawainya, dan institusi yang dihargai serta dibanggakan oleh masyarakat yang dilayaninya.
Karena arsip yang tertata adalah tanda bahwa institusi berjalan dengan jejak yang dapat dikenang. Dan pimpinan yang peduli adalah mereka yang kelak dirayakan bukan hanya karena jabatan, melainkan karena warisan tata kelola yang bermartabat.
Semoga dengan hadirnya pemimpin OPD kami yang baru, Yth. Bapak Dr. H. PURWANTO, M.Pd., kami mendapatkan segudang harapan dan semangat baru dalam menjalankan amanah kearsipan. Harapan kami sederhana namun bermakna: agar kami sebagai insan Arsiparis mampu menjaga nama baik pimpinan, institusi, dan OPD tempat kami bernaung—yakni Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat—bukan hanya sebagai yang Terdidik Terbaik, tetapi juga sebagai yang Terdepan dalam Menjaga Memori Bangsa, demi generasi penerus yang lebih cerdas, sadar sejarah, dan berdaya secara kelembagaan.
 |
Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat, Dr. H. PURWANTO, M.Pd.
DISDIK JABAR ISTIMEWA!! |
Sampai Jumpa lagi di Artikel Refleksi Kearsipan selanjutnya, Like dan Share artikel ini ke semua media sosial kalian jika dirasakan manfaatnya. Follow juga Blog ini supaya terus terupdate seputar Kearsipan. Salam Arsip 🙏. Adios Permios!
.jpeg)
.jpeg)
