🤝 Sinergi antara UP dan UK-II dalam Sistem Kearsipan Dinamis
 |
Tim Unit Kearsipan-II Disdik Jabar.
(Ki-Ka: Akhmad Firdaus, S.E., Yossy Setiawan Sobandi, S.Sos., Dede Supriyadi, S.Pd., M.M., Dra. Sri Muhtiawati, M.Si., Ahmad Zarnuji, S.Sos., H. Dudi Herdiana, S.Pd., M.Pd., Wahyu Trisula, S.IP., M.M., Moch. Ridwan Sunarya, S.Sos dan Yayat (belum ada fotonya).)
Karakter dan seluruh objek pada gambar ini dibuat oleh ide kreatif dan imajinatif YSS dengan bantuan Microsoft AI Technology
menggunakan command prompt untuk Copilot. Hak Cipta © YSS.LLC | Copilot-assisted creation. |
Prolog
Dalam sistem kearsipan dinamis yang diatur oleh regulasi nasional, Unit Pengolah (UP) menempati posisi strategis sebagai pencipta arsip aktif di masing-masing bidang/unit kerja. Tugas utamanya adalah mengelola arsip aktif sejak saat penciptaan hingga siap diserahkan ke Unit Kearsipan (UK) untuk proses lanjutan seperti penyusutan, preservasi, dan penilaian nilai guna.
Namun dalam praktiknya, pelaksanaan peran UP tidak sesederhana formulasi peraturan. Ia bergantung pada perhatian dan komitmen struktural dari pimpinan unit, serta kesiapan sumber daya manusia di lapangan.
Idealnya, SDM yang ditunjuk dalam UP berjumlah minimal dua orang: satu bertanggung jawab atas pengelolaan arsip aktif konvensional—dokumen fisik yang masih sering digunakan dalam alur kerja birokrasi; sementara satu lainnya fokus pada arsip elektronik yang tercipta melalui sistem aplikasi persuratan.
Untuk konteks Jawa Barat, penggunaan aplikasi SRIKANDI sebagai platform kearsipan nasional memang belum diterapkan secara menyeluruh. Sebagai gantinya, sebagian besar instansi pemerintah daerah, termasuk Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat, masih menggunakan aplikasi persuratan internal bernama SIDEBAR.
Konfigurasi semacam ini menciptakan tantangan ganda bagi SDM UP, yang harus mampu menjembatani dua dunia: dunia arsip fisik dan dunia arsip digital. Ketika perhatian pimpinan tidak cukup kuat, risiko stagnasi di UP menjadi nyata dan berdampak pada akumulasi beban kerja di Unit Kearsipan-II sebagai pengelola akhir.
Landasan penulisan artikel ini mengacu pada Perka ANRI No. 20 Tahun 2012. Artikel ini mengeksplorasi dinamika antara UP dan UK-II, termasuk tantangan dan peluang implementasi sistem kearsipan dinamis di lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.
Tugas-Tugas Unit Pengolah (UP)
- Mengelola arsip aktif sejak penciptaan hingga siap diserahkan ke Unit Kearsipan (UK)
- Menyusun dan memelihara sistem klasifikasi arsip untuk memastikan keteraturan dan kemudahan akses
- Melakukan pencatatan dan pelacakan arsip elektronik melalui aplikasi persuratan seperti SIDEBAR atau SRIKANDI
- Menyediakan arsip aktif yang relevan untuk mendukung kebutuhan operasional dan pengambilan keputusan
- Melakukan penilaian nilai guna arsip untuk menentukan kelayakan penyimpanan atau penyusutan
- Berkoordinasi dengan Unit Kearsipan (UK) untuk proses penyusutan, preservasi, dan penyelamatan arsip
- Memberikan pelatihan dan bimbingan kepada staf terkait pengelolaan arsip aktif, baik fisik maupun elektronik
Contoh implementasi tugas Unit Pengolah (UP)
Pengelolaan arsip aktif
- Contoh: Seorang staf UP di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat bertugas mengelola arsip surat masuk yang terkait dengan program bantuan operasional sekolah. Arsip ini disusun berdasarkan sistem klasifikasi yang memisahkan dokumen berdasarkan tahun anggaran dan jenis program.
- Jenis dokumen: Surat keputusan (5 tahun), laporan penggunaan dana (3 tahun), dan dokumen pendukung lainnya (2 tahun).
Pelacakan arsip elektronik
- Contoh: Dalam aplikasi SIDEBAR, staf UP mencatat metadata surat keluar, seperti nomor surat, tanggal, dan tujuan pengiriman. Metadata ini mempermudah pencarian dokumen saat diperlukan untuk audit atau laporan.
- Jenis dokumen: Surat tugas (2 tahun), surat undangan (1 tahun), dan notulen rapat elektronik (3 tahun).
Penilaian nilai guna arsip
- Contoh: Staf UP melakukan evaluasi terhadap arsip fisik yang sudah tidak aktif, seperti dokumen pengadaan barang tahun lalu. Arsip yang dinilai tidak memiliki nilai guna disiapkan untuk proses penyusutan sesuai prosedur.
- Jenis dokumen: Dokumen pengadaan barang/jasa (6 tahun), kontrak kerja (5 tahun), dan faktur pembayaran (3 tahun).
Koordinasi dengan Unit Kearsipan (UK)
- Contoh: Staf UP berkoordinasi dengan UK-II untuk menyerahkan arsip inaktif yang telah disusun dan diberi label sesuai klasifikasi. Proses ini dilakukan secara berkala untuk menghindari penumpukan arsip di ruang kerja UP.
- Jenis dokumen: Arsip inaktif seperti laporan tahunan (10 tahun), dokumen perencanaan (5 tahun), dan arsip kepegawaian (7 tahun).
Pelatihan dan bimbingan
- Contoh: Staf senior UP memberikan pelatihan kepada staf baru tentang cara menggunakan aplikasi SIDEBAR untuk mencatat dan melacak arsip elektronik, serta cara menyusun arsip fisik sesuai sistem klasifikasi yang berlaku.
- Jenis dokumen: Modul pelatihan (2 tahun), panduan penggunaan aplikasi (3 tahun), dan catatan pelatihan (2 tahun).
Koordinasi dengan Unit Kearsipan (UK)
- Contoh: Staf UP berkoordinasi dengan UK-II untuk menyerahkan arsip inaktif yang telah disusun dan diberi label sesuai klasifikasi. Proses ini dilakukan secara berkala untuk menghindari penumpukan arsip di ruang kerja UP.
- Jenis dokumen: Arsip inaktif seperti laporan tahunan (10 tahun), dokumen perencanaan (5 tahun), dan arsip kepegawaian (7 tahun).
Pelatihan dan bimbingan
- Contoh: Staf senior UP memberikan pelatihan kepada staf baru tentang cara menggunakan aplikasi SIDEBAR untuk mencatat dan melacak arsip elektronik, serta cara menyusun arsip fisik sesuai sistem klasifikasi yang berlaku.
- Jenis dokumen: Modul pelatihan (2 tahun), panduan penggunaan aplikasi (3 tahun), dan catatan pelatihan (2 tahun).
Karakter Arsip dan Peran Pengelolaan pada Bidang di Disdik Jabar
Sekretariat
Sekretariat bertanggung jawab atas penciptaan arsip yang mendukung kebijakan strategis dan operasional internal. Surat keputusan dan surat tugas menjadi dokumen utama yang dihasilkan, dengan karakteristik arsip yang mendukung koordinasi lintas bidang dan pengambilan keputusan strategis.
Bidang GTK
Bidang GTK menghasilkan arsip yang berkaitan dengan pengelolaan tenaga kependidikan, termasuk surat keputusan dan surat tugas. Karakteristik arsip di bidang ini adalah mendukung kebijakan pengembangan tenaga kependidikan dan operasional internal.
Bidang PSMA
Bidang PSMA bertanggung jawab atas penciptaan arsip yang berkaitan dengan kebijakan strategis dan operasional pendidikan menengah atas. Arsip yang dihasilkan mencakup surat keputusan, laporan dana BOS, dan surat tugas yang mendukung pelaksanaan program pendidikan. Karakteristik arsip di bidang ini adalah fokus pada dokumen yang memiliki dampak langsung terhadap kebijakan pendidikan dan pengelolaan dana operasional.
Bidang PSMK
Bidang PSMK menghasilkan arsip yang berkaitan dengan pengelolaan pendidikan kejuruan, termasuk dokumen pengadaan barang/jasa dan notulen rapat elektronik. Arsip di bidang ini sering kali memiliki karakteristik teknis dan administratif yang mendukung pelaksanaan program kejuruan serta audit dan sengketa.
Bidang PKLK
Bidang PKLK menciptakan arsip yang berhubungan dengan pelatihan internal dan operasional pendidikan khusus. Modul pelatihan internal dan surat tugas menjadi dokumen utama yang dihasilkan, dengan fokus pada pengembangan kapasitas staf dan pelaksanaan program pendidikan inklusif.
Template Evaluasi Per Bidang
| Bidang |
Jenis Arsip |
Retensi |
Keterangan |
Evaluasi |
| PSMA |
Surat Keputusan |
5 tahun |
Kebijakan strategis |
Memadai |
| PSMA |
Laporan Dana BOS |
3 tahun |
Pertanggungjawaban keuangan |
Memadai |
| PSMK |
Dokumen Pengadaan Barang/Jasa |
6 tahun |
Audit dan sengketa |
Memadai |
| PSMK |
Notulen Rapat Elektronik |
3 tahun |
Dokumentasi keputusan |
Memadai |
| PKLK |
Modul Pelatihan Internal |
2 tahun |
Pelatihan staf baru |
Memadai |
| PKLK |
Surat Tugas |
2 tahun |
Operasional internal |
Memadai |
| Sekretariat |
Surat Keputusan |
5 tahun |
Kebijakan strategis |
Memadai |
| Sekretariat |
Surat Tugas |
2 tahun |
Operasional internal |
Memadai |
| GTK |
Surat Keputusan |
5 tahun |
Kebijakan strategis |
Memadai |
| GTK |
Surat Tugas |
2 tahun |
Operasional internal |
Memadai |
SOP Pelimpahan Arsip dari UP ke UK II
1. Persiapan Arsip
- UP memastikan arsip aktif telah disusun sesuai klasifikasi dan diberi label yang jelas.
- Arsip yang akan diserahkan harus memenuhi kriteria retensi aktif yang telah ditentukan.
2. Koordinasi dengan UK II
- UP menghubungi UK II untuk menjadwalkan pelimpahan arsip.
- UK II memberikan konfirmasi jadwal dan persyaratan pelimpahan.
3. Pelimpahan Arsip
- UP menyerahkan arsip aktif kepada UK II sesuai jadwal yang telah disepakati.
- UK II melakukan verifikasi terhadap arsip yang diterima untuk memastikan kesesuaian dengan daftar arsip yang diserahkan.
4. Dokumentasi Pelimpahan
- UP dan UK II mencatat proses pelimpahan dalam daftar registrasi arsip.
- Dokumen pelimpahan ditandatangani oleh kedua pihak sebagai bukti serah terima.
5. Evaluasi Pelimpahan
- UK II melakukan evaluasi terhadap arsip yang diterima untuk memastikan kelengkapan dan autentisitas.
- Hasil evaluasi dicatat dan dilaporkan kepada pimpinan unit untuk tindak lanjut.
Diagram Alur SOP Pelimpahan Arsip dari UP ke UK-II
| Langkah |
Deskripsi |
| 1. Persiapan Arsip |
UP menyusun arsip aktif sesuai klasifikasi dan label.
Memastikan arsip memenuhi kriteria retensi aktif.
|
| 2. Koordinasi dengan UK-II |
UP menjadwalkan pelimpahan dan koordinasi teknis.
UK-II memberikan konfirmasi dan persyaratan pelimpahan.
|
| 3. Pelimpahan Arsip |
UP menyerahkan arsip sesuai jadwal.
UK-II melakukan verifikasi daftar arsip yang diterima.
|
| 4. Dokumentasi Pelimpahan |
Kedua pihak mencatat pelimpahan dalam registrasi arsip.
Dokumen serah terima ditandatangani bersama.
|
| 5. Evaluasi Pelimpahan |
UK-II menilai kelengkapan dan autentisitas arsip.
Hasil evaluasi dilaporkan ke pimpinan unit.
|
SOP Pengelolaan Arsip oleh Unit Pengolah (UP)
Penciptaan Arsip
UP mencatat arsip aktif yang dihasilkan oleh masing-masing bidang sesuai sistem klasifikasi yang berlaku. Arsip elektronik dicatat dalam aplikasi SIDEBAR atau SRIKANDI dengan metadata yang lengkap.
Pemeliharaan Arsip Aktif
UP menyusun arsip aktif berdasarkan sistem klasifikasi untuk mempermudah akses. Arsip fisik disimpan di ruang arsip yang memenuhi standar keamanan dan aksesibilitas.
Penilaian Nilai Guna Arsip
UP melakukan evaluasi terhadap arsip aktif untuk menentukan kelayakan penyimpanan atau penyusutan. Arsip yang tidak memiliki nilai guna disiapkan untuk proses penyusutan sesuai prosedur.
Pelimpahan Arsip
UP menyerahkan arsip aktif kepada UK II secara berkala sesuai jadwal yang telah ditentukan. Arsip yang diserahkan harus memenuhi kriteria retensi aktif yang telah ditentukan.
Pelatihan dan Pembinaan
UP memberikan pelatihan kepada staf baru tentang pengelolaan arsip aktif, baik fisik maupun elektronik. UP berkoordinasi dengan UK II untuk menyusun modul pelatihan yang relevan.
Diagram Alur SOP Pengelolaan Arsip oleh Unit Pengolah (UP)
| Urutan Proses |
Langkah |
Deskripsi |
| 1 |
Penciptaan Arsip |
UP mencatat arsip aktif sesuai klasifikasi; arsip elektronik dicatat dalam SIDEBAR atau SRIKANDI dengan metadata lengkap. |
| 2 |
Pemeliharaan Arsip Aktif |
UP menyusun arsip untuk mempermudah akses dan menyimpan arsip fisik di ruang yang aman dan aksesibel. |
| 3 |
Penilaian Nilai Guna Arsip |
UP mengevaluasi arsip untuk menentukan penyimpanan atau penyusutan sesuai nilai guna dan prosedur. |
| 4 |
Pelimpahan Arsip |
UP menyerahkan arsip kepada UK II secara berkala sesuai jadwal dan kriteria retensi yang berlaku. |
| 5 |
Pelatihan dan Pembinaan |
UP memberi pelatihan kepada staf baru dan menyusun modul pelatihan bersama UK II terkait pengelolaan arsip aktif. |
Sinergi antara UP dan UK-II
Koordinasi Berkala
UP dan UK II mengadakan rapat koordinasi triwulan untuk membahas pelimpahan arsip dan evaluasi kinerja. Hasil rapat dicatat dalam notulen untuk tindak lanjut.
Penyusunan SOP Bersama
UP dan UK II menyusun SOP bersama yang mengatur alur kerja pelimpahan arsip aktif dan inaktif. SOP ini disosialisasikan kepada seluruh staf untuk memastikan pemahaman yang seragam.
Evaluasi Kinerja
UK II melakukan evaluasi terhadap kinerja UP dalam pengelolaan arsip aktif. Hasil evaluasi digunakan untuk menyusun rekomendasi pembinaan kepada pimpinan.
Pengembangan SDM
UP dan UK II berkoordinasi untuk menyusun program pelatihan yang relevan bagi staf pengelola arsip. Program pelatihan mencakup literasi aplikasi persuratan, sistem klasifikasi, dan retensi arsip.
Peningkatan Infrastruktur
UP dan UK II mengusulkan peningkatan fasilitas ruang arsip dan aplikasi persuratan kepada pimpinan. Infrastruktur yang memadai mendukung kelancaran pengelolaan arsip aktif dan inaktif.
Diagram Alur Sinergi antara UP dan UK II
| Urutan |
Langkah Sinergi |
Deskripsi |
| 1 |
Koordinasi Berkala |
UP dan UK II mengadakan rapat triwulan untuk membahas pelimpahan arsip dan evaluasi kinerja. Hasil rapat dicatat dalam notulen untuk tindak lanjut kelembagaan. |
| 2 |
Penyusunan SOP Bersama |
Kedua unit menyusun SOP yang mengatur alur kerja pelimpahan arsip aktif dan inaktif, lalu disosialisasikan kepada seluruh staf agar pemahaman seragam. |
| 3 |
Evaluasi Kinerja |
UK II mengevaluasi kinerja UP dalam pengelolaan arsip aktif dan menyusun rekomendasi pembinaan untuk pimpinan berdasarkan hasil temuan. |
| 4 |
Pengembangan SDM |
UP dan UK II menyusun program pelatihan yang relevan, meliputi literasi aplikasi persuratan, sistem klasifikasi, dan retensi arsip aktif/inaktif. |
| 5 |
Peningkatan Infrastruktur |
Kedua unit mengusulkan peningkatan fasilitas ruang arsip dan dukungan sistem kepada pimpinan. Infrastruktur yang memadai memperlancar pelaksanaan SOP dan sinergi kelembagaan. |
Contoh Format Daftar Registrasi Surat Masuk/Keluar
| No |
Tanggal Surat |
Nomor Surat |
Sifat Surat |
Isi Ringkas |
Dari/Kepada |
Keterangan |
| 1 |
01/03/2024 |
420/123-Dik |
Segera |
Permohonan data BOS |
Sekolah A |
Sudah ditindaklanjuti |
| 2 |
05/03/2024 |
420/124-Dik |
Biasa |
Undangan rapat |
Bidang SMA |
Arsip aktif |
Keterangan Kolom
- No: Nomor urut surat dalam daftar.
- Tanggal Surat: Tanggal surat diterbitkan.
- Nomor Surat: Nomor identifikasi surat.
- Sifat Surat: Tingkat urgensi atau prioritas surat.
- Isi Ringkas: Deskripsi singkat mengenai isi surat.
- Dari/Kepada: Pihak pengirim atau penerima surat.
- Keterangan: Informasi tambahan terkait surat.
Contoh Format Daftar Verifikasi Autentisitas Arsip
| No |
Nomor Registrasi |
Nomor Surat |
Isi Ringkas |
Konteks |
Cap/Stempel |
Hasil Verifikasi |
| 1 |
001/2024 |
420/125-Dik |
Laporan BOS |
Program BOS 2023 |
Ada |
Autentik |
| 2 |
002/2024 |
420/126-Dik |
Surat Tugas |
Kegiatan monitoring |
Tidak ada |
Perlu klarifikasi |
Keterangan Kolom
- No: Nomor urut arsip dalam daftar.
- Nomor Registrasi: Nomor identifikasi arsip untuk keperluan registrasi.
- Nomor Surat: Nomor identifikasi surat terkait arsip.
- Isi Ringkas: Deskripsi singkat mengenai isi arsip.
- Konteks: Konteks atau latar belakang arsip.
- Cap/Stempel: Status keberadaan cap atau stempel pada arsip.
- Hasil Verifikasi: Hasil verifikasi autentisitas arsip.
Penutup
Sebagai penutup, artikel ini menegaskan pentingnya sinergi antara Unit Pengolah (UP) dan Unit Kearsipan-II (UK II) dalam mendukung sistem kearsipan dinamis yang ideal. Dengan implementasi SOP yang terstruktur, koordinasi yang efektif, dan pengembangan SDM yang berkelanjutan, diharapkan setiap tantangan yang dihadapi dapat diatasi dengan solusi yang tepat.
Semoga artikel ini dapat dirasakan manfaatnya, khususnya bagi yang sedang bertugas di ranah kearsipan, baik itu UP maupun UK, baik itu Jenjang Arsiparis Pemula, Pertama, Muda, Madya bahkan Utama. Saya, Yossy Setiawan Sobandi (Arsiparis Ahli Muda), tidak bermaksud menggurui siapapun. Artikel ini hanyalah bagian dari pemikiran seorang Arsiparis Ahli Muda "Penyetaraan" yang bermimpi menginginkan dunia Kearsipan yang Ideal.
Daftar Pustaka
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) No. 20 Tahun 2012. Mengatur penyelenggaraan kearsipan dinamis di lingkungan instansi pemerintah. Menjelaskan struktur Unit Pengolah dan Unit Kearsipan, serta mekanisme pelimpahan arsip aktif dan inaktif.
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) No. 23 Tahun 2017. Menetapkan pedoman verifikasi autentisitas arsip dinamis, mencakup format daftar registrasi dan sistem penilaian terhadap arsip.
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) No. 8 Tahun 2022. Merinci prinsip penetapan retensi arsip dan nilai guna arsip sebagai dasar penilaian penyusutan.
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) No. 47 Tahun 2015. Menjelaskan klasifikasi, penciptaan arsip, dan sistem penyusutan.
- Peraturan Gubernur Jawa Barat No. 38 Tahun 2019. Jadwal Retensi Arsip Substantif Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat.
.jpeg)
.jpeg)
